Mediante la presente Política, la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., sociedad comercial identificada con Nit. 901.213.465-4, domiciliada en Rionegro - Antioquia, Colombia, propietaria del establecimiento de comercio Hotel Lagoon Llanogrande, pretende brindar la información necesaria e idónea a trabajadores, clientes, proveedores y cualquier tercero interesado, así como comunicar los lineamientos para la protección de datos personales implementados y que cumple con las exigencias para la protección de datos personales de niños, niñas y adolescentes, preservando su conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando con ello el cumplimiento de la ley 1581 de 2011, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y la Constitución Política de Colombia, en especial los procedimientos de atención con la finalidad de que toda persona pueda conocer, actualizar, rectificar su información contenida en nuestras bases de datos o archivos. 

Esta declaración es aplicable a la sociedad comercial Hotel Lagoon S.A.S., con Nit. 901.213.465-4, domiciliada en Rionegro - Antioquia, Colombia, propietaria del establecimiento de comercio Hotel Lagoon Llanogrande.

Esta política aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto deTratamiento por parte de la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., como responsable. La Política va dirigida a los terceros en general para dar a conocer los diferentes tratamientos y finalidades que se darán a sus datos de conformidad con la categoría en la que se ubiquen, así como los derechos de los titulares de datos personales pueden ejercer ante la sociedad Hotel Lagoon S.A.S. como responsable de su tratamiento. 

BASE DE DATOS: Consiste en el conjunto de Datos Personales objeto de tratamiento, ya sea en formato físico y/o electrónico.

DATO PERSONAL: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre

otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como dato financiero o crediticio.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los

derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATO BIOMÉTRICO: son aquellos datos personales que informan sobre determinados aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, permiten distinguir las singularidades que identifican a una persona. Estos se dividen en datos i) biométricos fisiológicos, que son aquellos derivados de la medida de una parte de la anatomía de una persona; por ejemplo: la huella dactilar, rostro, retina; y ii) los datos biométricos del comportamiento, como son la voz, o la firma.

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales con una o varias finalidades específicas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el

encargado por cuenta del responsable.

Los datos personales que posee la sociedad se encuentran almacenados, protegidos y administrados en pleno cumplimiento de la Ley 1581 de 2011. Con la finalidad de garantizar la privacidad y seguridad de los datos, esta sociedad estará sometida a todas las disposiciones aplicables en materia de protección de datos que sea expedida por el gobierno nacional, además de las políticas de tratamiento que posee la sociedad desde el

momento de la recolección del dato, conocida previamente por usted, además de la que adicione, modifique, suprima o derogue la ley y la sociedad previa divulgación del cambio. Con observancia y en ejecución del objeto social de Hotel Lagoon S.A.S., los datos personales recolectados se tratarán de conformidad con la categoría y finalidad de cada tratamiento, así a continuación:

5.1. TRABAJADORES. El uso y tratamiento dado a los datos personales de trabajadores solo se circunscribe al ámbito meramente laboral y eventualmente serán compartidos con otras sociedades o entidades cuando

esto sea necesario para dar cumplimiento a disposiciones legales en el régimen laboral y de protección de datos personales.

La recolección y tratamiento de los datos biométricos recolectados a través de los sistemas de identificación y videovigilancia tendrán como finalidad la identificación y seguridad. Los datos personales recolectados en convocatorias laborales tendrán como finalidad adelantar todas las

actividades y gestiones propias de los procesos de selección.

5.2. CLIENTES. En el caso de clientesla información personal recopilada al desarrollar cada aspecto de nuestro negocio que puede incluir su información de contacto, la información relacionada con su reservación,

estadía o visita a un hotel; la participación en un programa de fidelización, membresía o viajero frecuente, la información relacionada con la compra y la recepción de productos o servicios; las características personales, la nacionalidad, los ingresos, el número de pasaporte, y la fecha y el lugar de emisión;

antecedentes de viajes; la información de pago, tal como el número de su tarjeta de pago y otra información de la tarjeta, así como la información de autenticación, y otros detalles de la facturación, las preferencias de marketing y comunicación y otros tipos de información que elija proporcionarnos o que

podamos obtener de terceros, será utilizada con los siguientes fines:

- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculoscontractuales en los que sea parte el Titular de la Información, mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico, redes sociales de integración o mensajería instantánea, entre otros.

- Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales contraídas por Hotel Lagoon S.A.S. con los Titulares de la Información.

- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información.

- Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular de la Información.

- Realizar estudios de Marketing.

- Para el acceso, registro y contratación de servicios a través de las aplicaciones móviles de descarga, redes sociales de integración o mensajería instantánea y el sitio web

www.lagoonhotel.com

- Para informar y promocionar nuestros productos y servicios a través de correo electrónico, anuncios en línea, medios de comunicación sociales, teléfono, mensajes de texto (como SMS y MMS), notificaciones de inserción, alerta dentro de la aplicación, correo postal, aplicaciones móviles de descarga, redes sociales de integración o mensajería instantánea, nuestro centro de llamadas de Servicio al cliente y otros medios.

- Para realizar encuestas de satisfacción concernientes a los servicios prestados por Hotel Lagoon S.A.S., a través de correo electrónico, redes sociales de integración o mensajería instantánea, sitio web y cualquier otro medio o canal.

- Envío a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

- Transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga Hotel Lagoon S.A.S.

- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

- Datos sensibles. En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus

Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le

informará la finalidad del tratamiento de la información.

- Datos biométricos. Los datos biométricos de clientes serán recolectados y tratados con la finalidad de: a) validar la identidad del cliente para el uso de los servicios contratados con Hotel Lagoon S.A.S. en las instalaciones del Hotel Lagoon Llanogrande, de manera particular, con la imposición de huellas digitales a través de medios electrónicos. B) grabaciones de voz de las

llamadas realizadas a las líneas de atención para monitoreo y seguimiento de los requerimientos recibidos a través de estos canales. De conformidad con lo regulado en los artículos 5 y 6 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, la autorización de tratamiento de datos sensibles debe ser expresa, por lo que siempre mediará autorización previa y consciente para el tratamiento de este tipo de información.

5.3. CONTRATISTAS Y PROVEEDORES. En el caso de contratistas y proveedores, la información recolectada con ocasión de las relaciones comerciales y contractuales con la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., será tratada

con los siguientes fines:

- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales contraídas por Hotel Lagoon S.A.S. con los Titulares de la Información.

- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables y financieras.

- Atender los procesos administrativos en materia de proveedores y contratistas.

- Realizar estudios técnicos y estadísticos, llevar a cabo encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector o la prestación de servicios.

- Controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo o la financiación de la

proliferación de armas de destrucción masiva; o la comisión de actividades ilegales.

- Compartir con terceros su información personal, cuando sea necesario para el desarrollo de nuestro

objeto social o cuando lo requiramos para mejorar o complementar nuestra oferta y/o la prestación de los productos y/o servicios.

- Mantener archivo físico y digital con la información correspondiente a cada contrato.

- Obtener conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular.

- Envío a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas

de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

- Transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga Hotel Lagoon S.A.S.

- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

- Datos sensibles. En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos

Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.

5.4. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. La recopilación de datos de niños, niñas y adolescentes cumple con las exigencias especiales para la protección de datos personales de niños, niñas y adolescentes preservando su protección, conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando en todo momento  el respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, proteger el derecho a la privacidad y protección de su información personal y toda aquella que fue suministrada a través de nuestros formatos, formularios y registros hoteleros ubicados en nuestras instalaciones y sitio web, cuyo tratamiento ha sido autorizado por el representante legal del niño, niña o adolescente.

5.5. VIDEOVIGILANCIA. Los datos recolectados directamente de las videograbaciones que se realizan dentro

o fuera de las instalaciones de Hotel Lagoon S.A.S. y el Hotel Lagoon Llanogrande, se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Hotel Lagoon S.A.S. y podrán ser utilizados

como prueba en cualquier tipo de proceso.

Las imágenes se conservarán por un tiempo máximo de 30 días. En aquellos casos que las imágenes sean objeto de quejas, solicitudes, soportes o prueba de cualquier proceso judicial, estás se conservarán hasta el momento que se dé por finalizado.

Hotel Lagoon S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales recolectados a terceros con quienes mantenga relación de carácter contractual que le provean servicios empleados en el ejercicio de su objeto social. Así mismo, la información personal recolectada, podrá ser transmitida a las bases de datos de las siguientes sociedades, con fines comerciales para transmitir oferta de productos o servicios que puedan ser de interés:

- Gestora Las Américas S.A.S., sociedad comercial identificada con Nit. 806.004.368-7, domiciliada en

Cartagena de Indias, Colombia, con el fin de transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser de interés.

- Promotora Turística del Caribe S.A., sociedad comercial identificada con Nit. 890.404.389-3, domiciliada en Cartagena de Indias, Colombia, con el fin de transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser de interés. Estas sociedades garantizan que cumplen con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en posesión y guarda de entidades del ámbito privado y sus decretos reglamentarios.

El Titular de la información autoriza expresamente a la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., para que transmita nacional e internacionalmente los datos personales a un encargado, y permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta de Hotel Lagoon S.A.S. La información será transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Hotel Lagoon S.A.S. dentro o fuera del territorio colombiano. En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros

servidores que se encuentran alojados en el territorio colombiano. La transmisión de los datos no requerirá ser informada al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional

De conformidad al artículo 25 de la Ley 1581 del 2012, el decreto 90 de 2018, sus decretos reglamentarios y la Circular 02 del 2015, Hotel Lagoon S.A.S., realiza la inscripción de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

La información personal que repose en las bases de datos propiedad de la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., no será usada o tratada de manera distinta a los parámetros dados en la presente Política y lo señalado por la ley

1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen dicha materia; con la finalidad de proteger la privacidad de la información, bajo las medidas y condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

8.1. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La información se almacenará en medios físicos y electrónicos, implementando los controles adecuados y pertinentes para la protección de los datos, lo

cual implica controles de seguridad física y electrónica, así como la restricción de áreas solo al personal autorizado en las instalaciones de la sociedad.

8.2. DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Cuando se adelanten procesos de destrucción de la información, ya sea que se encuentre contenida en medios físicos o electrónicos, se dejará la trazabilidad de la acción, y se tomaran las medidas adecuadas que permitan garantizar su no reconstrucción.

8.3. INCIDENTES DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE IMPLIQUE DATOS PERSONALES. Siempre que

se presenten irregularidades en el manejo de la información que contenga datos personales, que afecten o puedan afectar su seguridad, Hotel Lagoon S.A.S. adoptará las medidas necesarias y razonables que le

permitan controlar, minimizar o evitar la afectación de la información. Así mismo, si se llegare a afectar la información de las bases de datos, Hotel Lagoon S.A.S. adelantará el

respectivo reporte de la novedad ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Hotel Lagoon S.A.S., informa que, con el fin de mejorar la calidad de los servicios ofrecidos, optimizar procesos internos y garantizar una experiencia personalizada, podrá emplear herramientas de inteligencia artificial (IA) para el tratamiento de los datos personales de los titulares, en estricto cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012. Estas herramientas se implementarán siguiendo buenas practicas que garanticen el manejo responsable y adecuado de los datos personales. Las herramientas de inteligencia artificial (IA) serán utilizadas exclusivamente en el tratamiento de los datos personales dentro del marco de las autorizaciones previamente otorgadas por los titulares, utilizando mecanismos de supervisión y control que aseguren la confidencialidad e integridad de los datos y con el objetivo de asegurar que el tratamiento se realice conforme a las disposiciones legales y la política de protección de datos.

La información personal que repose en las bases de datos propiedad de la sociedad Hotel Lagoon S.A.S., no

será usada o tratada de manera distinta a los parámetros dados en la presente Política y lo señalado por la ley

1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen dicha materia; con la finalidad de

proteger la privacidad de la información, bajo las medidas y condiciones de seguridad necesarias que impidan

su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

8.1. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La información se almacenará en medios físicos y

electrónicos, implementando los controles adecuados y pertinentes para la protección de los datos, lo

cual implica controles de seguridad física y electrónica, así como la restricción de áreas solo al personal

autorizado en las instalaciones de la sociedad.

8.2. DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Cuando se adelanten procesos de destrucción de la información,

ya sea que se encuentre contenida en medios físicos o electrónicos, se dejará la trazabilidad de la acción,

y se tomaran las medidas adecuadas que permitan garantizar su no reconstrucción.

8.3. INCIDENTES DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE IMPLIQUE DATOS PERSONALES. Siempre que

se presenten irregularidades en el manejo de la información que contenga datos personales, que afecten

o puedan afectar su seguridad, Hotel Lagoon S.A.S. adoptará las medidas necesarias y razonables que le

permitan controlar, minimizar o evitar la afectación de la información.

Así mismo, si se llegare a afectar la información de las bases de datos, Hotel Lagoon S.A.S. adelantará el

respectivo reporte de la novedad ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

La política de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirá a partir del 2 de enero de 2025. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término que dure la sociedad o por aquel que establezca la ley. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.lagoonhotel.com